No atual clima econômico, mesmo uma única fatura não paga pode rapidamente interromper seus negócios, prejudicar seriamente seu fluxo de caixa e até mesmo ameaçar a viabilidade da sua empresa. Para as empresas, a cobrança de dívidas é uma alavanca estratégica para se proteger contra atrasos nos pagamentos e insolvência. Consulte nossos conselhos sobre como gerenciar eficazmente suas contas a receber antes que se tornem dívidas incobráveis.
Prazos de pagamento mais longos, atrasos mais frequentes e volumes crescentes (e valores) de contas não pagas. Em 2024, conceder prazos de pagamento continua sendo uma prática generalizada na maioria dos países do mundo. E com razão: o crédito B2B é a principal fonte de financiamento para o comércio. Hoje, 85% das empresas enfrentam contas não pagas, independentemente do seu tamanho ou setor. Representando 25% das falências empresariais, os incumprimentos de pagamento podem ter um impacto significativo no seu fluxo de caixa, resultados e desenvolvimento empresarial. Todos estes fatores tornam a cobrança de dívidas uma ferramenta estratégica para proteger o seu negócio.
Automatize lembretes preventivos
Esta é uma das medidas mais fáceis (e menos dispendiosas) que podem ser implementadas rapidamente em todos os níveis da sua organização. É simples: basta torná-la um hábito. Antes do vencimento de uma fatura, envie ao seu cliente um lembrete por telefone ou e-mail. Às vezes, um único lembrete é suficiente para desencadear o pagamento.
Esse contato também é uma forma de construir um relacionamento com o comprador e antecipar qualquer descuido da parte dele. O acompanhamento regular lembra seus clientes de suas obrigações e garante uma comunicação aberta.
Joanne Jarre, Gerente de Cobrança de Dívidas da Coface França
Esses acompanhamentos são particularmente importantes por dois motivos:
- Para entender melhor a situação do devedor: se um devedor solicita uma prorrogação do prazo de pagamento, isso pode indicar que ele está passando por dificuldades financeiras e o leva a ser mais proativo na cobrança de dívidas e no monitoramento de pagamentos.
- Identificar certos conflitos ou irritantes: isso lhe dá a oportunidade, antes da fase de litígio, de resolvê-los rapidamente e garantir o pagamento das dívidas o mais rápido possível.
Gestão proativa e extrema capacidade de resposta: seu novo mantra
Mesmo na fase amigável, ação rápida e capacidade de resposta são fundamentais para uma cobrança de dívidas bem-sucedida! Como cada dia conta, não há necessidade de esperar: assim que uma fatura vencer, é recomendável iniciar um procedimento de cobrança de dívidas.
Evite confiar apenas na relação de confiança entre comprador e fornecedor, pois isso pode levar a atrasos ainda maiores nos pagamentos. Sem comprometer a parceria comercial, o objetivo é ser hipervigilante nesta questão e antecipar, tanto quanto possível, as faturas não pagas e os pagamentos atrasados.
advises Joanne Jarre.
Mantenha um olho atento aos seus devedores
O fato de seu cliente ser devedor há meses ou mesmo anos não significa que ele não possa pagar em poucos dias. Mantenha contato regular com ele, de forma moderada, mas frequente. Ligue para seus devedores para verificar a evolução da situação e o pagamento das dívidas. Seja compreensivo, mas firme em suas expectativas.
Nesse momento, o devedor pode não ter o fluxo de caixa necessário, mas pode muito bem receber pagamentos na mesma semana, o que lhe permitiria saldar sua dívida pendente. Ao se manter presente, o objetivo é ser o primeiro credor a obter o pagamento do devedor assim que os fundos necessários estiverem disponíveis.
analyses Joanne Jarre.
Apoio interno, acordos de pagamento: concentre-se em soluções!
Durante esta fase amigável, você pode buscar apoio dentro da sua empresa, como envolver o representante de vendas responsável pelo seu cliente devedor, para evitar qualquer prorrogação adicional da dívida.
Isso pode ser útil porque o representante de vendas pode ter perspectivas diferentes sobre a empresa cliente e suas prioridades atuais e, portanto, pode ajudá-lo a identificar os contatos adequados responsáveis pelos pagamentos aos fornecedores.
Joanne Jarre.
Alternativamente, você pode considerar outras ferramentas de negociação:
- Novo pedido VS dívida antiga: aproveite os novos pedidos do seu devedor para garantir o pagamento de uma dívida antiga.
- Acordos de pagamento: ofereça ao seu devedor um acordo e um calendário de pagamentos para encontrar uma solução amigável, garantindo o pagamento.
Esqueça o medo de documentar
Muitas vezes negligenciada, mas crucial, a documentação é a parte mais pesada e demorada para os tomadores de decisão. Especialmente porque um caso de cobrança de dívidas (adequado) não se resume apenas a faturas. Notas de entrega, comprovantes de serviço prestado: toda cobrança de dívidas bem-sucedida se baseia em um trabalho meticuloso para garantir uma documentação adequada.
Esses elementos são extremamente importantes para comprovar a validade da dívida e antecipar qualquer disputa sobre o serviço prestado pelo devedor. A longo prazo, e em caso de procedimentos legais simplificados para a cobrança de dívidas, um processo bem documentado tem muito mais chances de resultar na rápida execução da sentença.
Joanne Jarre.
Faça bem feito: seja formal
Se não responder aos seus esforços informais, adote um tom formal com o seu devedor. Declare a sua intenção de tomar medidas legais (de preferência por carta registrada com aviso de recebimento) em caso de não pagamento das faturas dentro de um prazo especificado e com penalidades por atraso no pagamento.
Cartas enviadas diretamente aos seus clientes, como uma carta de cobrança formal, têm um impacto significativo no resultado do processo de cobrança de dívidas. Esses documentos oficiais lembram ao seu cliente seus compromissos e sua disposição de tomar medidas legais em caso de não pagamento. Se ainda não recebeu o pagamento da sua fatura, existem outras opções disponíveis, tais como um aviso extrajudicial, uma ordem de pagamento, procedimentos sumários ou uma intimação para pagar, que geralmente são eficazes.
É essencial que todo o contacto com o devedor seja formalizado por escrito. No direito comercial, as provas podem ser fornecidas por qualquer meio: até mesmo um e-mail pode ser aceito num caso legal de cobrança de dívidas.
diz Joanne Jarre.
Conselho definitivo: confie suas dívidas incobráveis a um especialista
Como você pode ver, a cobrança interna de dívidas é tediosa, demorada, envolve muitos procedimentos e especificidades a serem dominados... sem qualquer garantia de sucesso. Além disso, quanto mais antiga for a dívida, menores serão as chances de recuperá-la.
Como líder global em gestão de risco de crédito comercial, nossos serviços de cobrança de dívidas aumentam significativamente suas chances de receber o pagamento. Nossos 200 especialistas locais e 250 parceiros jurídicos cobram suas dívidas em 190 países, priorizando soluções amigáveis graças ao seu profundo conhecimento dos mercados locais, da legislação e do comportamento de pagamento. Como benefício adicional, você preserva seu relacionamento com o cliente e só paga por este serviço nas dívidas recuperadas.
