Atrasos nos pagamentos, problemas de liquidez e insolvências: as microempresas e as PMEs estão mais expostas e são mais vulneráveis ao risco de não pagamento de faturas, pelo que se encontram na linha da frente quando surgem dificuldades. Quando a carteira de encomendas diminui, os prazos de pagamento alongam-se e a liquidez é precária, é urgente recuperar o controle das contas a receber. A seguir, apresentamos nosso guia para garantir sua liquidez e reforçar a resiliência da sua empresa.
Por que as contas a receber merecem toda a sua atenção
As microempresas e as PMEs enfrentam uma pressão constante: um clima econômico incerto, pressões regulatórias, problemas de fluxo de caixa, complexidade administrativa e prazos de pagamento mais longos. Neste contexto, a gestão das contas a receber está se tornando uma preocupação estratégica (até mesmo vital!) para a gestão financeira das pequenas empresas.
No entanto, na maioria dos casos, as contas a receber são frequentemente negligenciadas e continuam a ser geridas diretamente pelo diretor-geral de uma microempresa ou PME. O problema é que os gestores de microempresas e PMEs estão empenhados em todas as frentes e dispõem de poucos recursos, se é que têm algum, pelo que rapidamente se vêem sobrecarregados pela falta de recursos humanos e tecnológicos específicos. O resultado é uma organização que exige muito tempo, é mal otimizada e tem um fluxo de caixa enfraquecido.
No entanto, um acompanhamento rigoroso dos pagamentos, uma política de cobrança eficaz e a antecipação dos riscos dos clientes podem fazer a diferença. Existem reflexos simples, ferramentas acessíveis e soluções comprovadas para recuperar o controle de suas contas a receber e transformá-las em uma alavanca para o desempenho financeiro.
1 - Antecipar o fluxo de caixa
No âmbito das suas operações comerciais, concede diariamente condições de pagamento aos seus parceiros. Isto proporciona aos seus clientes um financiamento a curto prazo sem terem de recorrer a um banco ou a uma instituição financeira. Problema: esta prática habitual expõe inevitavelmente a sua empresa ao risco de incumprimento.
As pequenas empresas operam num ambiente difícil, marcado tanto por dificuldades económicas como por fragilidades mais estruturais. Num contexto em que os atrasos nos pagamentos e a queda da demanda enfraquecem o fluxo de caixa, é essencial ter uma visão clara dos seus fluxos financeiros. Isso permite identificar qualquer necessidade de financiamento, negociar com os seus parceiros em tempo útil, medir as suas necessidades de capital circulante, evitar surpresas desagradáveis e tomar decisões mais informadas.
Para gerenciar suas contas a receber diariamente, use um painel de controle simples que seja atualizado regularmente. Essa ferramenta permite visualizar as entradas e saídas de caixa previstas e identificar os períodos de risco. Além disso, ferramentas digitais fáceis de usar (Excel, software de gestão, plataformas bancárias) permitem automatizar esse acompanhamento.
Este acompanhamento diário é um reflexo essencial da gestão que pode ser mais do que suficiente para garantir os seus fluxos de caixa e gerir o seu negócio com maior tranquilidade, permitindo-lhe antecipar de forma mais proativa as tensões de tesouraria.
2 - Fluxo de caixa líquido: a sua bússola financeira para manter o rumo
Para avaliar a sua saúde financeira, calcule regularmente o seu fluxo de caixa líquido. Trata-se da diferença entre os seus fundos disponíveis (em dinheiro ou depósitos bancários) e as suas dívidas de curto prazo. Em outras palavras, indica se você é capaz de honrar os seus compromissos imediatos. Um fluxo de caixa líquido positivo lhe dá flexibilidade para lidar com imprevistos de curto prazo.
Por outro lado, um fluxo de caixa líquido nulo ou negativo deve ser motivo de alerta. Isso revela uma tensão imediata, um risco de bloqueio ou mesmo de insolvência. Nesse caso, é urgente tomar medidas: cobrar os devedores para acelerar os pagamentos, negociar com os fornecedores, reduzir os estoques ou ajustar determinadas despesas.
Este cálculo simples, mas crucial, é uma ferramenta eficaz para a tomada de decisões empresariais. Ajuda-o a continuar a fazer crescer o seu negócio, evitando depender de financiamento a curto prazo (descobertos e créditos bancários, crédito de fornecedores, cobrança de dívidas) e garantindo os seus projetos de investimento.
3 - Faturar rápido, faturar bem
Um processo de faturamento claro e bem definido é a primeira barreira contra a inadimplência. Quem é responsável pelo faturamento? Quando as faturas devem ser emitidas? Como devem ser emitidas? Cada uma dessas perguntas deve ter uma resposta clara dentro da sua organização. Uma fatura enviada rapidamente, contendo as informações corretas no lugar certo e em conformidade com a regulamentação, tem mais chances de ser paga em dia.
Uma faturação organizada e rigorosa reduz significativamente o atraso médio no recebimento (DSO, na sigla em inglês). Quanto mais curto for esse período, mais saudável será o seu fluxo de caixa. Estruturar os seus processos de faturação também permite limitar as disputas, melhorar as relações com os clientes e reforçar a experiência e a reputação da sua empresa. Trata-se de uma ferramenta simples, mas muito eficaz. Além disso, automatizar a faturação através de soluções digitais (ERP, software de gestão) poupa tempo e torna o processo de faturação e cobrança mais fiável. Lembre-se também de incluir os avisos legais obrigatórios e as suas condições de pagamento, e de estabelecer um sistema de acompanhamento sistemático das suas faturas.
4 - Faça um acompanhamento com o seu cliente: aja no dia seguinte!
Quando seu cliente recebe um lembrete de pagamento no dia seguinte à data de vencimento, ele recebe um sinal claro da sua parte: você supervisiona de perto suas contas a receber, está atento e é organizado. Esse rigor é essencial para evitar que pagamentos atrasados se transformem em dívidas incobráveis.
Quando se trata de dívidas não pagas, cada dia conta. Quanto mais você esperar, menos chances terá de cobrar sua dívida não paga. Um lembrete rápido geralmente ajuda a resolver uma situação que simplesmente foi esquecida ou ignorada. A comunicação regular com seu devedor sempre será mais eficaz do que um lembrete formal tardio. Também pode ajudá-lo a identificar clientes com dificuldades e chegar a um acordo amigável com eles!
Organize seus lembretes (e-mail, telefonema, carta registrada) e use ferramentas de lembretes automáticos para se livrar dessa tarefa demorada. Importante: mantenha um registro de todas as trocas para poder justificar suas ações em caso de litígio.
5 - As condições de pagamento: seu aliado contra a inadimplência
Com muita frequência, as microempresas e as PMEs negligenciam a formalização de suas condições de pagamento, o que permite que seus clientes se aproveitem da falta de clareza ou imponham suas próprias condições. No entanto, esclarecer suas condições de venda, solicitar depósitos ou estabelecer penalidades por atraso no pagamento são formas simples de garantir seu fluxo de caixa. Por exemplo, o período de vendas pendentes diárias (DSO) pode ser reduzido drasticamente negociando prazos de pagamento mais curtos e solicitando depósitos no momento do pedido. Isso limita sua exposição ao risco do cliente e preserva seu fluxo de caixa.
As condições contratuais devem ser claras, acessíveis e comunicadas sistematicamente antes da venda. Elas fornecem um quadro jurídico protetor. Os depósitos permitem garantir parte do seu volume de negócios desde o início do serviço. As penalidades por atraso no pagamento têm um duplo efeito: atuam como dissuasão e proporcionam uma compensação. Embora raramente sejam aplicadas, o simples fato de mencioná-las incentiva os clientes a cumprir os prazos. Não hesite em lembrá-las aos clientes nos seus avisos.
6 - Risco dos clientes: detectar os sinais fracos
Nem todos os seus clientes apresentam o mesmo nível de risco. No entanto, alguns sinais devem alertá-lo: atrasos recorrentes, pedidos incomuns, mudanças de atitude ou de comportamento na relação comercial... Integrar esta análise no seu processo comercial é uma medida preventiva.
Equipe-se com ferramentas para prevenir faturas não pagas e analisar o risco dos clientes, como o seguro de crédito comercial ou os serviços de informação empresarial, que avaliam a probabilidade de inadimplência. Estas soluções permitem-lhe conhecer melhor os seus parceiros comerciais, adaptar as suas condições de pagamento à sua saúde financeira e limitar a sua exposição. É uma boa forma de evitar os maus pagadores e concentrar-se nos clientes mais fiáveis.
7 - Digitalize suas contas a receber para melhorar o fluxo de caixa
A digitalização das contas a receber é um dos principais desafios que as empresas enfrentam atualmente em termos de desempenho financeiro. O faturamento eletrônico, os alertas automáticos e os lembretes programados são ferramentas que permitem economizar tempo, reduzir erros e aumentar a visibilidade do seu fluxo de caixa, facilitando assim a gestão global do seu negócio.
Além das vantagens “práticas”, as empresas que digitalizam a gestão de seus clientes melhoram seus índices de cobrança e reduzem os prazos de pagamento.
Existem inúmeras soluções especificamente adaptadas às microempresas e PMEs, tais como programas de faturação, CRM e plataformas de pagamento. O investimento é geralmente modesto em comparação com o ganho em eficiência obtido. O segredo está em escolher ferramentas simples, interoperáveis e adaptadas às suas necessidades.
8 - Cobrança de dívidas: aja agora, antes que seja tarde demais!
No contexto atual, a ameaça da morosidade pesa sobre a maioria das empresas em todo o mundo. Os comportamentos de pagamento estão se deteriorando, as empresas enfrentam atrasos mais frequentes, prazos médios de pagamento mais longos e um aumento preocupante das insolvências.
As microempresas e as PMEs dispõem de reservas financeiras muito mais limitadas para enfrentar estes tempos turbulentos e evitar uma crise de liquidez. Paradoxalmente, embora a maioria das microempresas e PMEs atribua esses atrasos nos pagamentos aos problemas financeiros de seus clientes, poucas optam pelo cobrança de dívidas, considerada uma tarefa trabalhosa, complexa, cara e sem garantia de sucesso.
Independentemente do valor, a inadimplência nunca é trivial (nem indolor). Pode enfraquecer gravemente o seu fluxo de caixa e até mesmo comprometer a sobrevivência da sua empresa. Exemplo: para compensar uma fatura não paga de 5.000 €, uma empresa com uma margem de 10% terá que gerar 50.000 € de faturamento adicional (se a sua margem líquida for de 10%). Portanto, o custo é muito maior do que parece.
Quanto mais tarde agir em relação à dívida, mais perto ela estará de se tornar irrecuperável. No dia seguinte à data de vencimento, é fundamental fazer um acompanhamento, entrar em contato com o seu devedor e iniciar um procedimento claro. Muitas vezes, é nos primeiros dias que é mais fácil chegar a uma solução amigável (e que ela seja cumprida!).
9 - Não assuma você mesmo as contas não pagas
Mesmo para pequenas empresas, existem soluções externas que protegem contra contas não pagas e garantem o pagamento das contas a receber em caso de problemas. Seguro de crédito comercial, factoring, agências de cobrança: estas soluções continuam a ser pouco utilizadas pelos decisores, muitas vezes por desconhecimento ou por receio da sua complexidade.
O seguro de crédito comercial, uma poderosa ferramenta de gestão do risco dos clientes, protege suas contas a receber contra o risco de inadimplência. Ele protege você contra faturas não pagas, garantindo, em condições definidas, o pagamento das contas a receber em caso de inadimplência. Ajuda você a desenvolver seus negócios antecipando-se a inadimplências e delegando a cobrança de dívidas em caso de reclamação, como o EasyLiner, a solução de seguro de crédito online com tudo incluído para pequenas empresas e PMEs.
Por sua vez, o factoring permite que você obtenha um adiantamento imediato de fundos ou o pagamento de suas faturas por meio de uma instituição financeira terceirizada. Esta solução de financiamento flexível melhora o patrimônio da sua empresa e garante seu fluxo de caixa.
Muitas vezes negligenciada, a gestão de cobranças pode fazer a diferença entre a sobrevivência e o crescimento da sua empresa. Para microempresas e PMEs que não dispõem de recursos humanos ou financeiros específicos, a externalização da cobrança de dívidas pode ser, portanto, uma solução eficaz e rentável. Para maximizar suas possibilidades, a cobrança de dívidas deve ser rápida, estruturada e proporcionada. Os 200 especialistas em cobrança de dívidas e 250 parceiros jurídicos da Coface podem cobrar suas dívidas em 190 países: você terá a possibilidade de obter os fundos devidos mais rapidamente, preservando ao mesmo tempo seu relacionamento com seus clientes devedores.
10 - Conhecimentos financeiros: invista na sustentabilidade da sua empresa
Compreender os indicadores-chave, saber analisar um balanço, dominar os atrasos nos pagamentos e o impacto real das faturas não pagas, identificar os riscos dos clientes ou fornecedores: todas estas são competências que o tornarão mais autónomo na gestão da sua empresa e lhe permitirão antecipar melhor os riscos para tomar as melhores decisões comerciais.
Ter uma sólida cultura financeira permite-lhe estruturar melhor os seus processos, otimizar o seu desempenho através de ferramentas digitais de tomada de decisão e implementar uma estratégia eficaz para prevenir faturas não pagas. Isto aplica-se tanto aos gestores de microempresas e PME como às suas equipas, em particular aos responsáveis pela faturação, acompanhamento de clientes e contabilidade.
As sessões de formação curtas, os webinars ou o apoio personalizado oferecidos pela Coface podem ajudá-lo a desenvolver uma verdadeira experiência em matéria de risco comercial. A formação contínua e o conhecimento das principais tendências da economia mundial e dos riscos por país e setor são um investimento no futuro a longo prazo da sua empresa.
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